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  部門簡介及規章制度 

國際交流與合作處簡介及規章制度

 

國際交流與合作處工作職責與分工
一、國際交流與合作處工作職責
(一)基本工作職責

  1. 貫徹落實學校的各項決議、決定。
  2. 負責本單位教職工的思想政治教育、黨風廉政建設和精神文明建設。
  3. 負責部門內部制度建設;負責與本部門主要職責相關的制度的起草。
  4. 負責與上級和兄弟單位、對口業務部門的聯系。
  5. 負責本部門的安全、信息、保密、信訪、檔案等工作。
  6. 負責本部門資產管理工作。
  7. 完成上級部門和學校布置的其他工作。

(二)主要工作職責

  1. 負責全校國際交流與合作工作。
  2. 負責與國(境)外學校、學術研究機構、企業和友好人士、國(境)外校友的聯絡。
  3. 負責國際教育、科技和學術合作工作。
  4. 負責師生員工出國學習、進修的聯絡工作;協助相關部門做好教職工出國研修和學習考察工作和海外高層次人才引進工作。
  5. 負責對全校涉外單位和人員進行外事業務知識的培訓和紀律、安全教育;協助有關部門做好對外宣傳和涉外保密工作。
  6. 負責外籍專家、外國留學生的管理和服務工作。
  7. 負責擬訂出國訪問項目并組織實施。
  8. 負責承辦重大外事活動。

二、各科室工作職責
處(院)辦:

  1. 內部事務綜合協調、后勤服務、設備采購及管理等;
  2. 負責外籍教師聘用及管理,教學協調;負責公寓的管理、服務和安全保衛;
  3. 外事接待工作;
  4. 負責綜合行政事務,檔案整理歸檔;

中外合作辦學項目管理科:

  1. 負責開發中外合作辦學項目,向上級部門申報合作辦學項目;
  2. 負責項目的宣傳工作,招生、咨詢、管理和維護;負責中外合作項目教學監管、協調工作;協助項目學生出國有關手續的辦理及境外事務等;
  3. 負責與國外合作學校的聯系和協調工作, 負責外方合作院校領導及教師來訪的邀請及接待的工作;

留學生管理科

  1. 做好留學生和港澳臺僑學生招生宣傳及管理工作;
  2. 負責留學生和港澳臺生的招收、錄取、學籍報批及入學注冊等工作,做好招生的咨詢服務;進行法制教育。
  3. 負責學生的居留手續辦理、延期、再入境簽證及身體檢查等有關手續;負責做好留學生的生活與學習管理。
  4. 負責落實學院的后勤服務及安全保衛管理的工作,就醫及服務工作,負責留學生突發事件處理。

三、個人崗位職責——姓名(性別,辦公地點,聯系電話)
領導分工:
葉朝成  處長    教二三樓國際處辦公室  59750228

  1. 全面主持各項工作。分管處內財務及人事工作、領導干部出訪工作、國際科技合作及人才引進工作、來訪接待工作、海外校友會的聯絡工作、港澳臺事務。

龍艷   副處長    教二三樓國際處辦公室  59750224

  1. 協助處長開展各項工作,落實年度工作要點。分管中外合作辦學項目管理工作、來華留學生工作、教師出國研修及學生出國交流工作、外籍專家管理工作、孔子學院的籌建工作、宣傳、檔案及保密工作。

工作人員分工:
馬玉婷 主任科員   教二三樓國際處辦公室  59750227

  1. 中外合作辦學項目的開發、申報、宣傳、招生、來訪接待、教學協調、語言教學管理與實施、學籍管理、留學咨詢與服務工作;
  2. 學歷學位型校際交流項目、交換生項目開發、宣傳、招生、來訪接待、教學協調、語言教學管理與實施、學籍管理、留學咨詢與服務工作;
  3. 完成領導交辦的其它任務。

洪文琦 主任科員    教二三樓國際處辦公室  59750225

  1. 海外留學生的招生宣傳、錄取、教學協調、學籍管理、住宿管理、學生管理工作;
  2. 與海外留學生相關的合作辦學項目開發、宣傳、招生、教學協調、學籍管理及學生管理工作;
  3. 海外留學生的短期交流項目開發、接待;
  4. 漢語國際教育推廣工作、對外漢語教師及志愿者的派出管理工作;
  5. 孔子學院籌建工作;
  6. 完成領導交辦的其它工作任務。

劉小林 副主任科員 副主任科員    教二三樓國際處辦公室  59750226

  1. 處內日常內務、財務報銷及來訪接待工作,兼職檔案員、保密員、資產管理員、新聞聯絡員;
  2. 教師公派出國項目宣傳、申報及派出管理工作;
  3. 校內公務出訪人員出國境手續辦理,省外辦專辦員工作;
  4. 著名科學家來鄂講學項目的申報及執行管理;
  5. 國際科技合作項目的洽談、申報、管理工作;
  6. 學生工作助理招聘及管理;
  7. 配合、協調全處工作人員完成領導交辦的各項任務。

陳晗   教二三樓國際處辦公室  59750226

  1. 外籍教師的招聘、合同管理、工資管理、住宿管理、出入境手續辦理、崗前培訓、教學協調及評估管理;
  2. 處內中英文合同、協議、重要資料的翻譯;
  3. 學生短期出國交流項目及留學項目的開發、宣傳與管理;
  4. 一般性自費出國留學咨詢與服務;
  5. 完成領導交辦的其它工作任務。

劉捷   教二三樓國際處辦公室  59750226

  1. 協助做好與海外留學生相關的招生宣傳、錄取、教學協調、學籍管理、住宿管理、學生管理工作及交流團組的接待工作;
  2. 協助做好與海外留學生相關的合作辦學項目開發、宣傳、招生、教學協調、學籍管理及學生管理工作;
  3. 港、澳、臺事務;
  4. 校內雙語教師培訓工作;
  5. 國際處中英文網站及留學生招生網站的建設、維護、更新工作;
  6. 完成領導交辦的其它任務。

國際交流與合作處規章制度

國際交流與合作處辦事公示制

 
一、為進一步提高我處依法依紀依規履職水平,規范辦事程序,推進黨務、政務公開和廉政建設,接受廣大師生和社會各界監督,根據部門工作實際,制定本制度。
二、辦事公示制是指各級黨務、行政部門將執行公務人員身份、崗位職責以及本部門或單位的辦事流程、辦事依據等予以公開的制度。本部門可予公示的主要內容是:工作人員身份、崗位職責、辦事流程、辦事依據、辦事要求、辦事承諾等。但由于工作性質所決定,有些工作內容屬于保密范疇,則不予公開,如:保密文件、材料等。
三、充分利用文件、辦公系統及網站等公布處工作職責、各科室崗位職責、工作流程、責任人及辦公電話、公示時間等,做到職責明確、任務具體,明確工作范圍,落實責任到人,保障工作順利有序開展。
四、對辦事公開的內容,嚴格實行主管領導負責制,由領導負責把關和督促落實。對于重大決策和重要事務的公示,要經分管校領導審閱批準后,由相關業務部門負責具體實施。
五、公示工作可根據不同情況,通過電子郵箱、投訴舉報箱、電話、征求意見書、上門聽取服務對象意見等渠道收集反饋意見。
六、對公示的反饋意見,應認真辦理,并將辦理情況及時公開。

 

國際交流與合作處服務承諾制

 
一、服務承諾制是指部門和單位根據工作職能要求,對服務內容、辦事程序、辦理時限等相關事項,向服務對象作出公開承諾、接受監督、承擔責任的制度。
二、本處落實服務承諾制應當遵循公開、公平、公正、便民、高效的原則。處處、事事、時時為服務對象考慮,優化辦理程序、縮短辦事時限,提高辦事效率,提供優質服務。
三、承諾公開辦事程序。通過校園網、電子顯示屏、文件、服務指南、辦事流程圖等形式,公開辦事依據、必備手續、辦理程序、辦理流程、辦理時限和服務標準,提出服務程序和時限承諾。
四、承諾規范服務方式,改善服務態度,使用文明用語。做到笑臉相迎、親切問候、讓座敬茶、認真辦理、滿意答復、禮貌相送。不讓服務對象受到冷落或刁難,不讓服務對象因同一事項反復往來,不讓正常的服務事項無故延誤,不讓處室的形象受到損害。
五、承諾提高辦事效率。對服務對象問詢的事項屬一般性事務的,要簡化辦事手續,能辦的馬上就辦,一次辦結;不能一次辦結的,要把辦理的時限告知對方。屬緊急、重要事項,在遵守法律、法規和規章的前提下,實行急事急辦。
六、對于需要進一步補充完善資料方可辦理的事項,承辦人應當一次性告知所補資料內容,待補齊有關資料且具備辦理條件后,在規定或承諾的時限內辦理完畢。

 

國際交流與合作處首問負責制

 
一、首問負責制是指服務對象到達或致電本處,接受詢問的首位工作人員必須負責解答、辦理或交辦、承辦的制度。首問責任人是指本處第一個接受服務對象來電、來訪、來信、來函或詢問相關事務的工作人員。
二、首問負責制遵循“首問負責,對口接待”的原則。首問責任人要耐心聽取服務對象的陳述,并依據法律、法規或相關政策規定,認真、負責地解答或處理。
三、對屬于本人職責范圍,且符合規定、手續齊全的事項,應當立即辦理;手續不齊全、不能立即辦理的,要說明理由,按要求一次告知;屬于法律、法規及政策規定不能辦理的,首問責任人必須明確答復,并做好解釋工作。
四、服務對象所提問題不屬于本處職責范圍的,首問責任人應耐心解釋,并幫助其聯系相關部門工作人員,或者告知辦公地點和聯系方式。經辦人員聯系不上的,應記錄服務對象需辦理的事項及其聯系方式,并盡快轉交經辦人員回復。
五、服務對象所提出事項一時難以答復或需請示、協調的問題,首問責任人應請服務對象留下聯系方式,并約定答復方式與時間,經請示、協調后,再予答復。再予答復時間一般應在5個工作日內完成。因事項重要不能在5個工作日內答復的,也要在5個工作日內聯系服務對象,說明延時原因,商量答復時間,并盡快請示給予答復。
六、首問責任人要熟悉本單位崗位職責和工作流程。接待服務對象要熱情禮貌,使用文明用語。

 

國際交流與合作處限時辦結制

 
一、限時辦結制是指服務對象咨詢辦事或來電來信來訪,要有明確的辦結時間并以書面形式進行回復。一般事項口頭回復,重要事項應當以書面形式進行回復。
二、服務對象要求辦理的事項,凡符合規定、手續齊全的應當馬上辦理。
三、對需要本單位集體研究決定的事項,一般不超過5個工作日辦結;對需要協同其他部門辦理或需多個部門會同辦理的事項,每增加一個部門順延2個工作日;因特殊情況不能按期辦理的要向服務對象說明原因,并告知何時辦理;因特殊原因不能按時辦結的,應在5個工作日內聯系服務對象,說明延時原因和辦理情況,告知辦結時間。
四、屬于本處需要會同相關部門辦理的事項,應抓緊會商,并在5個工作日內辦結;因客觀原因不能按時辦結的,應在5個工作日內回復辦理情況。
五、需要提交學校研究的事項,本處負責抓緊上報,在學校批復之日起的3個工作日內辦理完畢。
六、需報經學校上一級有關部門審批的事項,由本處負責抓緊上報,在收到上級批復之日起的3個工作日內辦理完畢。
七、屬于需要調查論證的事項,應先在5個工作日內答復,說明情況,并及時組織論證,將結果在10個工作日內回復服務對象。特殊或重大事項,以學校要求的時限為準。

國際交流與合作處一次性告知制

 一、服務對象到本處辦理(或來電)咨詢事項時,在本處職責范圍內的,經辦人必須一次性告知其所要辦理事項的辦事依據、辦事程序、辦結時限、所需的全部材料;不能辦理的要說明具體理由。
二、服務對象要求辦理的事項,在職責范圍內的,經辦人應當場審核其有關手續和材料,能當即辦理的事項,要當即辦理。
三、服務對象要求辦理的事項,手續、材料不齊全或不符合法定形式的,應當口頭或書面一次性告知其所需補充的手續和材料;申請人按照告知的要求補充齊全后,經辦人應當及時予以辦理。
四、服務對象要求辦理的事項不符合學;蛏霞売嘘P規定,無法辦理的,經辦人應當告知法律、法規或政策規定,并做好解釋工作。
五、告知過程中,工作人員要使用文明用語。

國際交流與合作處主崗備崗制

 
一、本處主崗備崗工作制,是指處內兩個相近崗位,互為備份崗位或頂替崗位,及時辦理崗位事務的制度。
二、主崗責任人不在崗時,必須提前向備崗責任人做好工作交接;因特殊原因不能及時交接的,備崗責任人應主動頂崗,不得推諉、拖延,影響公務辦理。
三、備崗責任人應當主動了解主崗崗位職責,認真學習相關業務知識和技能,熟悉相關規定,切實履行所替代崗位的職責,按規定及時辦理相關業務。
四、辦公室工作人員根據分工互為主崗備崗。
具體安排見下表。


序號

主要工作事項

主崗責任人

備崗責任人

1

財務及人事工作、領導干部出訪工作、國際科技合作及人才引進工作、來訪接待工作、海外校友會的聯絡工作、港澳臺事務。

葉朝成

龍艷

2

分管中外合作辦學項目管理工作、來華留學生工作、教師出國研修及學生出國交流工作、外 籍專家管理工作、孔子學院的籌 建工作、宣傳、檔案及保密工作。

龍艷

馬玉婷

3

1、中外合作辦學項目的開發、申報、宣傳、招生、來訪接待、教學協調、語言教學管理與實施、學籍管理、留學咨詢與服務工作;
2、學歷學位型校際交流項目、交換生項目開發、宣傳、招生、來訪接待、教學協調、語言教學管理與實施、學籍管理、留學咨詢與服務工作;

馬玉婷

龍艷

4

1、海外留學生的招生宣傳、錄取、教學協調、學籍管理、住宿管理、學生管理工作;
2、與海外留學生相關的合作辦學項目開發、宣傳、招生、教學協調、學籍管理及學生管理工作;
3、海外留學生的短期交流項目開發、接待;
4、漢語國際教育推廣工作、對外漢語教師及志愿者的派出管理工作;
5、孔子學院籌建工作;

洪文琦

劉捷

5

1、處內日常內務、財務報銷及來訪接待工作,兼職檔案員、保密員、資產管理員、新聞聯絡員;
2、教師公派出國項目宣傳、申報及派出管理工作;
3、校內公務出訪人員出國境手續辦理,省外辦專辦員工作;
4、著名科學家來鄂講學項目的申報及執行管理;
5、國際科技合作項目的洽談、申報、管理工作;
6、學生工作助理招聘及管理;

劉小林

陳晗

6

1、外籍教師的招聘、合同管理、工資管理、住宿管理、出入境手續辦理、崗前培訓、教學協調及評估管理;
2、處內中英文合同、協議、重要資料的翻譯;
3、學生短期出國交流項目及留學項目的開發、宣傳與管理;
4、一般性自費出國留學咨詢與服務;

陳晗

劉小林

7

1、協助做好與海外留學生相關的招生宣傳、錄取、教學協調、學籍管理、住宿管理、學生管理工作及交流團組的接待工作;
2、協助做好與海外留學生相關的合作辦學項目開發、宣傳、招生、教學協調、學籍管理及學生管理工作;
3、港、澳、臺事務;
4、校內雙語教師培訓工作;
5、國際處中英文網站及留學生招生網站的建設、維護、更新工作;

劉捷

洪文琦

 
 
 

國際交流與合作處公開評議制

  
一、為了進一步加強學校和社會對我處各項工作的監督,保障工作人員正確履行職責,不斷改進工作作風,實現工作的透明、公開、廉潔、高效,制定政務公開工作評議制度。
二、 公開評議的主要內容,是學校及其校屬各部門單位正確履行工作職責和任務要求的基本情況,包括工作人員廉潔自律和遵紀守法方面的基本情況。開展公開評議,要堅持實事求是、民主平等的原則。評議人要對照標準,注重擺事實,講道理;要尊重廣大師生的民主權利,讓大家充分發表意見;在評議標準面前要做到人人平等,一視同仁,嚴格要求。
三、政務公開責任追究實行分級負責制。政務公開責任追究堅持實事求是、有錯必糾、懲處與教育相結合、追究責任與改進工作相結合、過錯責任與處理處罰相適應的原則。
四、對違反政務公開工作紀律,具有下列情況之一的,追究直接負責人的責任: ①沒有實行政務公開的; ②政務公開流于形式,承諾不兌現的; ③應當公開的重點工作項目沒有按要求公開、造成不良影響的; ④投訴處理不及時,不向群眾公開處理結果的;⑤在政務公開中有打擊報復、侵犯公民民主權利的;⑥其它違反政務公開有關規定,且不按要求整改問題的。
五、 工作人員違反政務公開有關規定,發生下列行為之一的,追究有關責任人的責任: ①工作時間離崗、貽誤正常公務,或者無正當理由拒絕辦理正常公務的;②對符合條件,手續齊備的事項不予受理的;③不履行服務承諾的;④擅自提出額外的辦事條件和要求的;⑤違反收費規定;⑥對手續不齊的辦事當事人不做具體說明,態度生硬的; ⑦拒絕、干擾、阻撓政務公開主管機關的檢查與監督,或者編造假情況、隱瞞問題的;⑧其它違反政務公開有關規定的行為。

 

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